Blog de la NTA: ¿Cuáles son las consecuencias tributarias para los padres y trabajadores contratados para ayudar con el aprendizaje o el cuidado de niños? a distancia

November 6, 2020

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Debido a la pandemia, muchas escuelas tradicionales han cambiado a la enseñanza a distancia. Sin embargo, por diversas razones, el aprendizaje a distancia puede no ser una opción adecuada para todas las familias. Para abordar las necesidades y circunstancias particulares de cada familia, como los problemas de salud, algunos han recurrido a los grupos de educación en el hogar (pequeños grupos de niños que comparten un espacio de aprendizaje dirigido por un instructor de grupo) o han contratado niñeras para cuidar a los niños más pequeños. Los padres que contratan instructores de grupos, niñeras y trabajadores domésticos similares pueden no estar familiarizados con los requisitos de presentación y retención de impuestos. Como resultado, pueden encontrarse con obligaciones o multas tributarias inesperadas. Es importante entender las consecuencias tributarias de contratar a un trabajador doméstico, incluso si  un trabajador es tratado como un “empleado” o un “contratista independiente” para los informes tanto federales como estatales.

¿Empleado o contratista independiente?

Para los propósitos tributarios, los padres deben determinar si un instructor de grupo o una niñera es un empleado o un contratista independiente. Los padres deben considerar el grado de control que ejercen sobre el instructor de grupo o la niñera. Para ayudar a tomar esta determinación, el IRS emitió la Resolución Administrativa Tributaria (Rev. Rul.) 87-41, que enumera 20 factores que los contribuyentes deben considerar. Para simplificar el análisis, el IRS ha agrupado estos factores en tres categorías (consulte la Publicación 15-A del IRS, Employer’s Supplemental Tax Guide (Guía tributaria suplementaria del empleador), en inglés:

  • control de comportamiento;
  • control financiero y
  • la relación entre las partes.

En resumen, un trabajador se considera un empleado si el padre o madre conserva el derecho de controlar qué trabajo se realiza y cómo se hace. Por ejemplo, un empleado puede recibir instrucciones para trabajar en un horario determinado y recibir instrucciones específicas sobre cómo realizar su trabajo. Por el contrario, un contratista independiente conserva un control sustancial sobre la manera y los medios a través de los cuales se entrega un servicio o producto.

Al aplicar los factores del IRS a una niñera o a un instructor de grupo con base en los hechos específicos, una niñera es más a menudo un empleado, mientras que un instructor de grupo es más probable que sea un contratista independiente. Esto se debe a que los padres generalmente establecen restricciones o instrucciones específicas dentro de las cuales opera la niñera, como la programación, las actividades diarias y los métodos disciplinarios. Mientras tanto, los instructores de grupos generalmente mantienen el control de instrucción sobre el entorno de aprendizaje en términos de lo que se enseña y cómo se realiza. Sin embargo, los resultados pueden variar según las circunstancias. Por ejemplo, los padres no pueden confiar en esta regla general si sus niñeras tienen más autonomía o si los instructores de grupos están microgestionados. (Y vale la pena señalar que un tutor contratado para brindar instrucción complementaria en una materia como álgebra o química generalmente se trataría como un contratista independiente).

Los padres deben examinar quién establece el horario, quién proporciona los materiales educativos y de cuidado infantil, y cómo manejan específicamente los detalles del trabajo de su niñera o instructor de grupo. Cuanto más control ejerce un padre o madre sobre el acuerdo, más probable es que el trabajador sea un empleado. Después de considerar y aplicar todos los factores a la situación, los padres deberán decidir si la niñera o el instructor de grupo debe clasificarse como un empleado o un contratista independiente. La situación de cada padre o madre puede ser diferente. Tenga en cuenta que si un instructor de grupo o una niñera proporciona sus servicios a través de una empresa, la empresa generalmente se considera el empleador, no los padres.

Al igual que los padres, los instructores de grupos tienen interés en cómo se clasifican, ya que su clasificación generará diferentes consecuencias tributarias para sí mismos. Las autoridades tributarias estatales pueden tener reglas específicas que también deben tenerse en cuenta. Los padres y los instructores de grupos que deseen más certeza pueden buscar ayuda del IRS para determinar la clasificación de los trabajadores completando y enviando el Formulario SS-8, Determination of Worker Status for Purposes of Federal Employment Taxes and Income Tax Withholding (Determinación de la condición de trabajador para fines de impuestos federales sobre el empleo y retención de impuestos sobre los ingresos), en inglés. Como informó anteriormente el Defensor Nacional del Contribuyente, este proceso puede ser bastante largo y agobiante. Sin embargo, recibir una decisión oficial, aunque demorada, puede ser útil para resolver disputas entre padres e instructores de grupos.

¿Consecuencias tributarias para los padres, la niñera o el instructor de grupo?

 Es fundamental que los contribuyentes consideren cuidadosamente sus hechos y circunstancias particulares. No existe una respuesta única para todos.

  • Si los padres consideran que la niñera o el instructor de grupo es un contratista independiente, deben mantener registros y recibos cuidadosos de todas las cantidades pagadas. Los contratistas independientes son responsables de pagar todos los impuestos sobre el trabajo por cuenta propia y  presentar correctamente sus declaraciones. Los padres pueden referir a los contratistas independientes al Centro de Impuestos para Trabajadores Independientes del IRS, en inglés, para obtener más información sobre cómo hacer esto.
  • Sin embargo, si los padres consideran que la niñera o el instructor de grupo es un empleado, deberán considerar cómo presentar los formularios necesarios ante el IRS y retener y pagar los impuestos requeridos.Aquí hay algunas cosas clave que debe hacer de inmediato:
    • Las siguientes son algunas cosas clave que debe hacer de inmediato:
      • Primero, los padres deben solicitar un Número de identificación del empleador (EIN, por sus siglas en inglés), que debe incluirse en todas las presentaciones futuras ante el IRS.
      • Segundo, los padres deberán determinar si cumplen con el requisito de límite para pagar los impuestos sobre la nómina.
      • Para 2020, si se paga al menos $2,200 en salarios en efectivo a un empleado doméstico, deberá pagar los impuestos al Seguro Social y al Medicare.
      • Para cualquier trimestre calendario en 2019 o 2020, si se paga al menos $1,000 en salarios en efectivo a un empleado doméstico, deberá pagar los impuestos federales por desempleo.
    • Los padres también deben consultar con su estado sobre los requisitos y procedimientos para pagar el impuesto estatal por desempleo.
    • Después, los padres tendrán que hablar si ellos, como el empleador, retendrán y pagarán los impuestos, o si el empleado pagará los impuestos. Si los padres harán la retención, el empleado deberá presentar al empleador un Formulario W-4(SP) , Certificado de Retenciones del Empleado.
      • En general, los impuestos sobre la nómina se calculan como el 15.3 por ciento del salario, con el 7.65 por ciento pagado por el empleador y el 7.65 por ciento retenido por el empleador del salario del empleado.
      • La retención de los impuestos federales sobre los ingresos se puede calcular, en inglés, utilizando un Formulario W-4(SP) debidamente completado.
    • Por otro lado, los padres también deben verificar la ley estatal para determinar si están obligados a obtener el seguro de compensación laboral a través de un proveedor de seguro privado en caso de que un empleado se lesione mientras trabaja.
  • Una vez que finalice el año tributario:
    • Los padres deberán presentar un Formulario W-2, Wage and Tax Statement (Declaración de salarios e impuestos), en inglés, ante el IRS y un Formulario W-3,Transmittal of Wage and Tax Statements  (Transmisión de declaraciones de salarios e impuestos), en inglés, ante la Administración del Seguro Social, y entregar el Formulario W-2 al empleado antes del 31 de enero.
    • Durante la temporada de presentación de impuestos, los padres deberán completar y presentar un Anexo H, Household Employment Taxes (Impuestos sobre el empleo doméstico), en inglés, con sus propias declaraciones, que se utilizará para calcular los impuestos sobre el empleo doméstico adeudados que se pagarán para el 15 de abril.
  • Para obtener instrucciones más detalladas, los padres pueden consultar el Manual de Impuestos Internos (IRM, por sus siglas en inglés) 4.23.10.10.5, Household Employment Taxes (Impuestos sobre el empleo doméstico) y la Publicación 926 del IRS, Household Employer’s Tax Guide (Guía tributaria para los empleadores de trabajadores domésticos), en inglés.

A medida que todos navegamos por las nuevas circunstancias provocadas por la pandemia de la COVID-19, es posible que los impuestos no sean la primera preocupación de los padres. Sin embargo, los padres deben ser conscientes de las consecuencias tributarias federales (y estatales) de sus entornos de cuidado infantil o aprendizaje a distancia y deben consultar con un asesor tributario si es necesario. Las familias deben mantener registros y recibos cuidadosos y considerar el uso de una Cuenta de Gastos Flexibles (FSA, por sus siglas en inglés) para el cuidado de dependientes patrocinada por el empleador o la elegibilidad para el Crédito tributario por cuidado de hijos o dependientes, en inglés. Los padres que contraten instructores de grupos o niñeras deben estar informados sobre las consecuencias tributarias y deben estar preparados para cumplir con todos los requisitos tributarios.

Para obtener más información, consulte la Publicación 926 del IRS, Household Employer’s Tax Guide (Guía tributaria para los empleadores de trabajadores domésticos), en inglés, y otras fuentes de información citadas en este blog.

Enlace a esta publicación: https://go.usa.gov/x79KS, en inglés

Las opiniones expresadas en este blog son únicamente las del Defensor Nacional del Contribuyente. El Defensor Nacional del Contribuyente presenta una perspectiva de contribuyente independiente que no necesariamente refleja la posición del IRS, el Departamento del Tesoro o la Oficina de Administración y Presupuesto.